各级文件交流冗杂混乱（如何加强施工单位的信息交流）

公司某个部门跟项目要了一份进度报表资料，没多久另一个部门又催项目交同样的资料，过一天又有第三个部门要项目提供一样的进度信息。大家对这样的场景是否熟悉？

刚入职的时候你提交了所有纸质版电子版的个人资料，包括个人简历、学历证件、技能证书、联系方式等等，但随后却会发现这些个人资料还要反复向不同部门不同人员提交多次。这样的情况你们是否遇到过呢？

这样的问题其实都是信息管理的问题。

工程项目的信息管理是指通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理，使项目的信息能够方便和有效的获取、存储、处理和交流。信息包括数字、文字、图像和声音，具体包括很多，比如各类报表、方案交底、进度分析、质量通报、安全隐患通知、设计图纸、施工摄影等等。

实际上，目前建筑工程实施过程中出现的诸多问题，大部分都和信息交流不到位有关系。信息沟通不畅通不方便不到位，轻者导致成本费用增加、工程进度滞后，严重的甚至导致施工错误、工程亏损。

当前信息管理的发展方向是实现工程管理信息化，其中如何实现更方便快捷有效的信息交流是最重要的。

无论信息交流是否采用先进技术，其交流模式是非常容易理解的。

一类是点对点的交流模式，由个体直接对接所有个体进行交流。这种交流模式对个体信息交流的工作量要求大，工作负担重，重复性多，工作时间占用多。

以技术部内部的技术员交流层面为例，交流是这样的。

每个部门内部如果都按这样交流。

延展到各个层面的内部交流。

当交流人员或部门较少时，采用这种交流模式是非常合适的。对单个人员或部门而言，这个工作量的增长与人员或部门数量成正比。对整体工作量而言，工作量增长是数量的二次函数。

另一类的交流模式是建立信息交流的公共平台，各交流方只负责对这个平台输入和管理信息即可。这种交流模式对交流方来说，工作量大大减少、负担轻，只要关注自己信息的及时更新就可以。

各交流方无论与哪一方进行交流，直接在平台上查找并获取信息即可。

以技术部内部的技术员交流层面为例，就会变成这样。

延展到各个层面的内部交流就是这样。

显然交流方越多，这种模式的优越性越明显。就实际情况而言，当前任何一项工程建设都要很多参建单位，任何一个项目部或公司内部都有很多层面的组织架构。因此，这种交流模式是今后发展的方向。

要特别指出的是，电子网络平台虽然优势巨大，但这个所谓的信息交流平台并不是特指电子网络平台，它也包括很多传统的交流平台。信息流动的方式和沟通的性质是一样的，只是媒介不同。

电子网络平台的具体情景包括OA办公平台、QQ工作群、微信工作群、BIM模型、公共网站、数据云端、以某台电脑为主的共享局域网等，传统的交流平台包括公用硬盘或U盘、档案室等。

无论哪一种公共平台，要有效运行就要建立一定的制度规则，特别是参与方的操作权限，包括对信息进行输入、读取、更新、修改、下载等操作。随着平台的交流方增多，这个平台的管理与维护工作也要由专人负责才能实现正常运作。

回到最开始的第一个问题，公司各部门以及项目各部门对进度信息的有序管理应该如何实现呢？

首先，建立一个公共平台。这个情景可以采用OA办公平台、QQ工作群等。

其次，项目部安排专人定期（每天或每周）更新工程的进度信息。这个进度信息一般还会分类，比如实际形象进度、计划完成进度等。

最后，要获取进度信息才能完成工作的人员，只要在这个平台上查看信息即可。

第二个问题的解决办法也是一样的。

要特别注意的是，信息交流的公共平台一定是公用性质的，与岗位、部门、项目部、公司绑定在一起的，不是私属的。这样可以防止个人的变动对平台正常运作的影响。比如，一个QQ工作群，群主或管理员调动或离职时要进行转让；部门的移动硬盘，不能由个人带离导致信息丢失。

就目前来看，推动工程管理实现信息化交流并没有得到管理者的足够重视。强化信息管理意识，实现信息化交流，提升信息管理水平，任重而道远。