归档文件整理规则解读2015

各位潞安化工集团的同事们大家上午好：

首先欢迎大家来参加这次培训。希望在以后的工作中，我们不仅是同事，随着时间的推移呢，我们也能成为好朋友。

我来自潞安化工集团综合服务中心档案管理科，我叫李亚飞，主要从事的是文书档案的整理工作。

很高兴今天能以这样的方式和大家见面，也很荣兴能在这里和大家对《归档文件整理规则》进行交流学习。

《归档文件整理规则》呢有两个版本：一个是DA/T22-2000,是国家档案局2000年12月6日首次发布的，另一个是DA/T22-2015，是国家档案局在2015年10月25日发布的，那么2015年发布的这个规则是对2000年发布的规则的内容做了一个修订，让规则能更适用我们现代化的档案管理。在这里要明确一点，就是：无论是2000年还是2015发布的规则，它们坚持的都是一个理念：“简化整理，深化检索”。

今天我们在这里主要从以下四个部分来学习一下《归档文件整理规则》

第一部分 概述

第一节：修订的背景及过程

修订背景：

在了解修订背景前，我们来重温一下什么是归档文件整理规则 ，《归档文件整理规则》是规范归档文件整理流程和要求的行业标准。它的具体内容，是从当时我国机关档案工作的现状出发，在借鉴传统立卷方式合理做法的基础上，对归档文件整理的原则和具体要求做出了规定，确立了以件为单位进行文件整理的全新方式。它其实就是文书档案整理的一个实操性很强的标准。规则呢把我们传统的文书档案按卷整理的形式做了颠覆性的改变，变成了按件整理的形式。有力的推动了文书档案案卷整理的改革。

那么，近年来，随着档案工作深入发展和信息化技术的日益普及，这个规则在实际应用中遇到一些新的情况，新问题。主要表现在：以下几个方面。

第1、电子文件整理问题。规则在制定时以纸质归档文件材料为主要规范对象，并没有特别考虑电子文件得整理要求（我们这里所说的电子文件指的是文书类的电子文件和其他可以参照文书类电子文件进行整理的电子文件）。那么，随着电子文件的大量出现，归档电子文件的整理能否适用规则、如何适用规则，成为归档文件整理的新问题。

第2、档号编制问题。《规则》确立了以件为单位进行文件整理的新方法，但没有规定档号的编制要求，不少档案人员在实际工作中，按照个人主观意见进行档号编制，造成档号编制不统一、不规范。有的以件号充当档号，有的任意规定档号结构代码，给档案规范化管理带来一定的隐患，同时，也不利于纸质文件整理向电子文件整理的转变。

第3、装订问题。装订问题是规则的遗留问题，也是规则实施以来反映最为集中的问题之一。规则没明确规定装订方式和要求，因而各地区各部门在装订方式和方法的选择上五花八门，甚至同一单位也存在多种装订方式，有些还明显与档案保管要求相悖，这样就增加了档案安全隐患和管理难度，提高了管理成本。

第4、页码编制问题。规则没有对页码编制提出明确要求。在规则执行过程中，有的单位认为应遵从“简化整理”的原则、省略页码编制这一环节。但是，在纸质档案数字化过程中是必需要对归档文件进行编制页码的。

第5、归档文件目录项设置及填写问题。不少单位建议对归档文件目录项目进行调整，比如增加密级项目，将责任者和文号位置对调等等。在实践中已经有部分单位进行了调整，但因为认识不统一，具体做法上也不尽同。而且规则对需要填写的项目规定不够确切、详细，比较常见的问题是责任者填写不规范，有简称、全称，也有拼音缩写，这样呢很不利于档案的统一管理和查询。

除了这些主要问题以外，还有诸如是否在归档文件上标注盒号、档案盒内是否放置归档文件目录等问题。这些问题不但影响归档文件整理工作的开展，也给档案部门行使监督指导职能带来了诸多不便。

那么，为解决上述问题，国家档案局档案馆（室）业务指导司2013年启动了规则的修订工作，主要是解决规则使用中出现的以上问题，同时统筹考虑纸质文件材料和电子文件的整理、明确归档电子文件整理要求，为电子档案的规范管理打下基础。这就是规则修订的背景，也就是为什么要对规则进行修订。

2、规则修订的过程：

2013年，国家档案局档案馆（室）业务指导司启动了《规则》的修订工作，通过向各省、自治区、直辖市，中央和国家机关征求修改意见，确定了标准修订方向，形成《规则》修订草稿并申请立项。

2014年5月，成立了由国家档案局档案馆（室）业务指导司、办公室、保管部、信息管理中心相关人员组成的标准起草工作组。

2014年9月，标准起草工作组召开工作会议，根据已征求的修改意见，形成标准征求意见稿，并向各地区、各部门征求意见。

2014年10月，汇总来自各省、自治区、直辖市，中央和国家机关、中央企业意见共631项，其中采纳213项，部分采纳103项，形成标准送审稿。

2014年10月29日，全国档案工作标准化技术委员会在北京组织国家档案局中央档案馆、中国档案学会、国土资源部、国家海洋局、中国科学院、国家核电技术有限公司等多家单位的专家对送审稿进行评审，标准起草工作组针对评审会专家提出的审查意见对送审稿做了进一步完善，提交全国档案工作标准化技术委员会审议。

2014年11月19日-20日，全国档案工作标准化技术委员会第二十二次会议第六届换届会议审议通过标准送审稿。标准起草工作组按照会议专家意见对标准送审稿，进行修改完善后形成了标准报批稿，报国家档案局批准。

2015年10月，国家档案局批准档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T２２－２０１５），并于2015年10月25日发布，2016年6月1日起正式实施。这就是规则修订的过程。

第二节：修订的思路

《规则》作为一项档案行业基础标准，应用非常广泛，影响深远。经过十多年的实践证明，《规则》确立的基本理念、基本方法是合理有效的。所以《规则》的修订工作是在充分尊重这些基本理念和基本方法的基础上，针对实践中出现的问题，积极、审慎地进行。

1、遵循文件形成的规律，尊重原有合理的整理方法。

遵循文件形成规律是规则确立的一项重要原则，同传统立卷方法相比，它更注重与文书处理工作的衔接，通过简化整理的措施，使文件整理成为文件形成后的一个自然延续过程，符合纸质文件形成的规律，规则修订时除了考虑到纸质文件的形成规律外，也考虑到办公自动化条件下电子文件的形成规律。尊重原有合理的整理方法，《规则》在借鉴传统立卷方法的基础上，确定了件的组成、排列、编号、编目等基本整理方法，经过时间证明是合理可行的，充分尊重这些基本整理方法，既是实践得出的结论，也是新旧规则前后衔接的需要。

2.坚持“简化整理，深化检索”理念。“简化整理、深化检索”是规则的精髓，也是立卷改革成功推行的重要原因。规则确定的免除组卷、取消案卷目录、不拟写案卷题名等整理措施，既大大减轻了文书整理工作量，又最大限度减少了个人对文件材料整理的人工干预，有效提升了文件整理质量。

第三节：修订内容

主要从两个方面进行了修订，一个是形式上的修订，在形式上，规则的修订主要是按照《标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写》对规则的总体编排和结构进行了调整，增加了封面和前言：另一个是具体内容上的修订，在内容上，规则的修订主要围绕将电子文件整理纳入适用范围、增加档号内容、明确装订要求、优化整理流程等重点工作开展，同时对件号、归档章、页码等在具体工作中遇到的问题提出相应的解决方案。具体修订哪些内容呢，我们来看一下：

第1个、扩大了适用范围，将电子文件整理纳入其中：将电子文件整理纳入适用范围是规则修订的原动力之一。实际上，规则本来就是以“自然件”为单位进行整理的，符合电子文件的运行规律，因而规则中的整理原则和部分整理方法同样可以用于电子文件整理，这就使得将规则的适用范围扩展为纸质文件材料和电子文件成为可能。规则的修订就是“求同存异”将纸质文件材料和电子文件的整理统一起来，同时把纸质文件材料和电子文件独有的整理要求单独列出，做到总分结合、条理清晰。

第2个、增加了档号编制要求：其实我们可以把档号看作是归档文件的“身份证号”。就像我们每个人都有代表自己身份的独一无二的身份证号一样，每一份归档文件，都应该有它独一无二的“编号”，那么，为了体现它的独一无二呢，就需要对它的编制过程提出合理要求。所以，规则在修订中增加了档号编制要求，包括档号编制原则、档号结构和编制方法。

第3个、明确装订要求：装订是针对纸质文件材料的，规则修订时增加了装订内容；包含装订方式、装订方法；和装订材料的要求。

第4个、优化整理流程、细化操作指引：原规则规定的整理方法，与纸质文件材料整理的工作流程基本上一致，规则修订时在原流程的基础上，增加了组件、分类、排列、编号、编目，作为同时适应纸质文件材料和电子文件的主干整理流程。其中，原流程中的装订、装盒与新增加的修整、排架等内容是纸质文件材料特有的整理步骤。对于电子文件在主干整理流程之外的整理步骤，由于存在其他标准规范，规则在修订时只将整理步骤作为逻辑存在，没有详细展开。

归档文件整理的过程中涉及大量操作性内容。制定详细、明确的操作指引非常关键。为增强标准的易用性，规则修订时增加、细化了修整、装订、排架等各步骤的操作指南，使规则内容更加容易理解和使用。

第5个、统一室编件号、馆编件号：馆编件号设置的初衷是为了防止移交进馆的档案因鉴定、整理时抽出、补入等出现断号、跳号现象。但是，在实际整理工作中发现，编制馆编件号存在显而易见的弊端：一是件号作为档号的组成部分，保证其唯一性、稳定性是至关重要的，分设室编件号和馆编件号显然与此要求相悖；二是馆编件号要求在进馆时编制，无法在日常工作中完成。这与文书部门整理归档制度不符。三是在文件整理比较规范的情况下，编制馆编件号意义不大；四是同一件档案存在两个不同件号，容易引起认知和管理混乱，给档案管理增加不必要的麻烦。因此，规则修订时将室编件号和馆编件号合二为一统称为件号。

第6个、调整归档章和编目项目：归档章是指纸质文件材料归档的标志，体现了归档文件整理的核心成果，本质上就是“档号章”。鉴于原规则归档章的设计基本合理、规范，规则修订充分考虑延续性，维持了原来的6格章样式不变，便于新旧整理规则平衡过渡。编目上，调整文号、与责任者位置，使责任者连接题名，便于阅读。

第7个、增加页码编制要求：客观上，取消页码编制的做法确实节省了一定的工作量，但由于归档文件大多数存在文件处理单、发文稿纸等其他件内文件，不统一编制页码可能会影响到档案齐全、完整。因此，规则在修订时从档案安全、方便管理的角度出发，保留填写页数的做法，增加了页码编制要求。同时，考虑到一些不便编制页码的情况，规则对页码编制要求也做了灵活处理，比如：文件材料已印制成册并编有页码的；编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

第四节：术语和定义

1、什么是归档文件：归档文件是 “立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料”。

这里我们要注意两个关键词：一个是“办理完毕”，指文件相应的文书处理程序已完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如请示与批复，在复文还没有发出或收到以后，在文书处理程序上请示文件就算办理完毕了。另一个是 “文书档案”：文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划、总结等。我们实际工作中的文书档案指的是十二大类前四大类的管理性文件：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。

2、什么是整理：整理就是将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3、什么是件：件是归档文件的整理单位。

4、什么是档号：档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。它体现档案的基本属性，是对档案进行管理的基础。

第二部分 整理的一般要求

第一节：整理原则与流程

整理原则：

1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

这里我们要了解一下，什么是文件之间的有机联系？文件之间有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的相互关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。因而，在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索利用，使文件之间的有机联系得以充分体现。

2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用：就文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。这就要求在归档和整理时做好两项工作：一是根据机关文件材料归档范围的规定，区分归档与不归档文件；二是根据文书档案保管期限表的规定，区分文件价值，划定不同的保管期限。这两项工作内容，下节课，会由我们工作经验非常丰富的老档案员，给大家做详细的解说。

3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理：这点是《规则》提出的全新整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑纸质文件材料和电子文件的整理要求，避免因两类归档文件整理的基本原则、基本方法不同而带来的诸多问题。

4、归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一：从目前的情况来看，纸质文件材料和电子文件在较长的时间内会并行存在。在这种情况下，我们必须要保证二者的协调统一，使二者成为一个有机整体，解决文件价值判断脱节、文件和档案管理信息不一致、电子文件元数据丢失等问题，以提高归档文件的整理效率。其次要考虑归档文件整理的基本方法。在信息化条件下，一般应将归档电子文件为第一整理对象，先在归档系统上完成电子文件的整理，再据此整理纸质归档文件，以便充分利用文书处理环节形成的管理信息，保持整理工作的一致性和稳定性。

二、整理流程：我们第一部分，第四节术语和定义中，整理的概念，其实就是整理的流程。这里就不在重复，大家可以看一下，PPT的这两个图，会更明了一些。这是纸质文件的整理流程，其中包括通用流程：组件、分类、排列、编号、编目，和特有流程：修整、装订、编页、装盒、排架。这个是电子文件的整理流程，也是包括通用流程：组件、分类、排列、编号、编目，和特有流程：格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储。

三、信息化条件下，归档文件整理过程中会出现一个新的名词：“双套制”，那么什么是双套制，以及双套制环境下归档文件整理模式。所谓双套制，是指文件归档后纸质文件和电子文件共存的归档制度，也叫双套归档。双套制的实现，可以将具有重要作用和长远查考价值的电子文件转化为纸质文件，同时呢，也可以对利用率高的纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。这是我们这一节要说的一个重点。接下来我们说一下纸质文件和电子文件的五个通用整理流程

第二节：组 件

组件即件的组织，它包括件的构成和件内文件排序。

1、单份文件为一件：一般来说，归档文件一般以“自然件”为一件，即以单份文件作为一件。这两份文件应各自作为一件，每件作为一个整理单位。《规则》修订还明确了“来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件”，强调以单份文件作为一件的原则。

2、多份文件为一件：有些文件，比如正文与附件、转发文与被转发文等，各部分虽有一定的独立性，但在内容上密切相关、分散整理可能会出现归档不完整，或归档后不便于利用，此类文件应作为一件进行整理。这类文件包括以下几种：

（1）正文与附件：附件是指附属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等。

（2）文件正本与定稿：一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。

（3）转发文与被转发文：转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。

（4）会议纪要、会议记录：机关在记录会议记录时，有的使用专用的会议记录纸，有的使用专用记事本。使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料厚度自定件数，如一年或半年的作为一件。机关在形成会议纪要时，一般以一次为一件；使用红头文件形式。

（5）来文与复文，去文与复文：“来文与复文”或称为“往复文件”，是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述。从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，此类文件“一般独立成件，也可为一件”，具体处理方式由单位自选掌握。

（6）文件与文件处理单或发文稿纸：文书处理较规范的机关，文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是真实记录了文件形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。

二、件内文件排序：排序时要遵循一个原则：结果前置，即结论性文件在前。

（1）正文在前，附件在后；

（2）正本在前，定稿在后；

（3）转发文在前，被转发文在后；

（4）原件在前，复制件在后；

（5）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

（6）中文文本在前，外文文本在后；

（7）来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。

（8）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；

（9）正本在前，发文稿和定稿在后。

除《规则》说明的情况外，我们在件内排序时还应注意：会议纪要，会议记录应按照时间先后排序。

第三节：分 类

分类：是指全宗内归档文件的分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。

分类方法：分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”或“分类原则”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。全宗内档案分类的方法很多，我们常用的有三种：

一种是三级分类，包括两种方法：

年度—机构（问题）--保管期限

年度—保管期限—机构（问题）

另一种是二级分类

年度—保管期限

这里提醒大家注意两点：1、我们集团公司统一采用年度—机构—保管期限三级分类2、公司基层单位，规模较小的，内部机构设置简单的，或者每年形成文件数量少，可以采用二级分类法：

先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类。按照机构分类时，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名，各类的次序可按照机关排列的规定或习惯来排列，一般是领导机构，综合性机构在前，然后依次排列各业务部门。

例：2018年：办公室···永久、30年、10年

人事处···永久、30年、10年

劳资处···永久、30年、10年

2019年：办公室···永久、30年、10年

人事处···永久、30年、10年

劳资处···永久、30年、10年

即先将归档文件按年度分类，再在年度下按保管期限分类。：2018年：永久、30年、10年

2019年：永久、30年、10年

第四节：排 列

通过分类和归类，归档文件整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类仍处于一个无序状态，需要通过排列进一步条理化和系统化。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后排列的过程。

一、排列原则：按时间结合事由排列。

1）按时间结合事由排列。

2）同一事由的文件，按文件形成先后顺序排列。

3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

二、排列方法：

1）在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列

2）同一事由的归档文件应集中排列在一起

3）同一事由内的归档文件按照文件形成时间顺序排列

4）不同事由的归档文件应按照时间顺序排列

5）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

我们在文书档案整理的实际工作中，会遇到这样一些情况，比如：外来文，这其中包括：中央、省、市、地方机关，还有兄弟单位的外来文，这些来文的内容都涉及到了本单位的日常工作，那么这些文件的排列我们要遵循“以我为主”的原则，把我们本部的文件放在首位，然后按照由上到下，即中央、省、市、地方到兄弟单位，最后，按照同一事由，时间先后进行排列。

第五节：编 号

一、档号编制的原则：

档号的编制规范按照：1994年发布的《档号编制规范》（DA/T13-94）进行。但是这个标准的档号编制规则并不完全适用归档文件的档号编制。它其中确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法是比较科学、合理的。我们继续延用。

1、唯一性原则：一个档号只能对应一件归档文件，具有唯一性，不能出现重复现象。

2、合理性原则：档号结构必须与归档文件的整理分类体系相适应。档号保持完整，不随意增加或减少某种代码。

3、稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。对必须改变的档号，应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改。改变档号时，还应注明原档号。

4、扩充性原则：档号必须有适当的递增容量，以便适应档案不断扩充的需要。

5、简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

二、档号的结构：

我们用的分类方法是：年度—机构—保管期限和年度—保管期限法，所以，我们重点介绍一下这两种方法的档号结构。

1、年度—机构—保管期限

档号的基本结构为：

全宗号-档案门类代码·年度-机构代码-保管期限代码-件号

即：×××× - ××·×××× - ××× - × - ××××

如：1 - 02（WS）·2018 - BGS（01）-Y-0001

2、年度—保管期限

档号的结构为：

即：×××× - ××·×××× - × - ××××

三、档号的编制方法：

1、全宗号：全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，全宗号原则上由数字组成。

2、档案门类代码：参照《规则》进行整理时，门类代码可以分别设置为“文书”“照片”“录音”“录像”“科技”“专业”的汉语拼音首字母大写：“WS”“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”。但是在我们实际的文书档案整理过程中，将文书类的档案代码设置为“01”“02”“03”“04”即党群、行政、经营、生产技术管理性文件，也就是我们前面提到的十二大类中的前四大类。这样做，一是为了历年来文书档案门类代码的延续和衔接；二是为了我们集团公司分类代码的统一规范。

3、年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：“2018”。

4、保管期限：保管期限是指档案部门在整理归档文件时，按照文书档案保管期限表给归档文件划定的保管期限。保管期限分为：永久、定期两种，定期一般分为30年和10年。分别用代码：“Y”、“D30”、“D10”标识。

5、机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音，或阿拉伯数字标识。

6、件号：件号是单件归档文件在保管期限下排列的顺序号，用阿拉伯数字标识。（件号，只在档号一栏用4位数字标识，在档案实体的归档章和盒脊上都不用补“0”，直接用自然数标识。）

四、归档章：

归档章是纸质文件材料归档的标志，也是档号在纸质文件材料上的具体体现。

1、归档的样式：归档章应体现档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号、页数、以及机构。还维持六格章样式不变，规格为长45MM、宽16MM、分为均匀的6格。填写这些项目时，应严格按照各个项目在归档章上的位置进行，不可随意调换位置，以方便识读，便于档案的管理和利用。

2、盖章要求：在纸质文件材料中，归档章需要逐件标识在每一份归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置，也可以说是明确归档文件在全宗中的“坐标”，保证归档文件的正确归位，是必不可少的整理环节。

（1）盖章位置：归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，归档章不要压住文件字迹，尽量不要与批示文字或其他文字、图标等交叉。文件首页无法加盖归档章的，可以在文件内第一页上端空白位置加盖，比如：光荣册之类的光面印刷的文件材料；统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。

(2)填写要求：填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、耐久性好的签字笔等，也可使用打号机打号。归档章项目中有比较固定的，如全宗号，保管期限，机构等，有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖，以减少填写项目的工作量。

第六节：编 目

编目是指编制归档文件目录。编目是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。如果说档号是归档文件的“身份证”，归档文件目录就是归档文件的“户口簿”。编制归档文件目录，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。

一、总体要求

1、能够准确反映分类和排列方法：归档文件目录编制应按照分类、排列的结果进行，编制完成的目录应该能够准确反映分类体系和排列方法。

2、应依据档号顺序编制归档文件目录。

3、逐件编制：编目应以件为单位进行，在归档文件目录中一件只体现为一条条目。如来文与复文件为一件时，对复文的编目应体现来文内容，以方便文件检索。

4、体现为纸质目录和电子目录两种形式：在信息化条件下，归档文件目录不仅仅体现为纸质目录；同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。目录表格采用A4幅面，能够兼顾纸质和电子两种形式。

二、归档文件目录项目：这里要注意

1、单位内部文件等“白头文件”，常出现责任者不明确的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并著录。

2、文件题名：完整的题名由责任者、事由、文种3部分组成，如果原文件有题名的，一般照实抄录，如果存在没有标题的、或标题不规范，，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的情况，应全部或部分自拟标题。自拟内容应外加【括号】。

三、归档文件目录的格式：

1、归档文件推荐由档案系统生成或使用电子表格进行编制。目录采用A4幅面，页面宜横向设置。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录应编制封面。

2、归档文件目录封面：归档文件目录的封面应和归档文件目录同样，采用A4幅面，页面宜横向设置。

归档文件目录封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

3、装订成册：归档文件目录可以按年装订成册，必须给每一类归档文件单独附加归档文件目录封面。归档文件目录封面建议采用与归档文件目录不同颜色的纸张打印，同时起到归档文件目录隔页纸的作用。

4、其他问题：是否应在档案盒内放置归档文件目录，《规则》没有做出明确的要求，实践中，参照传统文书立卷方法在盒内放置目录可以起到为归档文件索引的作用，利于人工查验，如果不放置目录可以简化整理步骤、节省人力与纸张，实践中两种方法并存，不过，考虑在档案盒内放置目录会大大增加工作量，还有可能出错，造成装订目录与盒内目录不一致，因此 ，一般建议在库房档案柜架相应位置放置装订成册的目录就可以了，不要求在档案盒内再放置目录。

第三部分 纸质归档文件的其他整理要求

第一节、修 整

一、修裱破损文件

修裱是指使用专门的粘合剂和选定的纸张对破损归档文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。归档文件修裱的具体操作方法是有规范要求的，这个规范是：《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）。

二、复制字迹模糊或易退变的文件

文件字迹材料发生退变，如退色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。要通过对字迹模糊或易退变的文件进行复制的方式保护档案信息安全。

三、去除不合格装订用品

文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等其材质，以化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。塑料装订夹、塑料封等塑料装订用品，保存较长时间后也会氧化变脆、造成断裂，有的甚至产生损害文件纸张的物质，影响档案的管理和使用。因此我在装订时应去除这些不合格的装订用品。

四、幅面过大纸张折叠

实际工作中，一些特殊形式的文件，报表、图样等，纸张幅面大于A4规格。由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。文件薄的可以一起折叠，文件较厚的要单张折叠。

第二节、装 订

装订是指采用符合档案保护要求的装订材料，将完成组件的纸质归档文件以件为单位固定在起。装订是纸质归档文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位—“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。

一、基本要求

1、以件为单位装订。

2、装订应牢固、安全、简便、做到文件不损页、不倒页、不压字、装订后文件平整、有利于归档文件的保护和管理。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

3、装订原则：装订应尽量减少对归档文件本身的影响。

4、装订材料：用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。比如：不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对归档文件造成损害或者固定效果不佳的方式进行装订。

二、装订方式、方法

主要存在以下几种装订方法：1.线装法（三孔一线装订、直角装订、缝纫机压边装订）、2.变形材料装订法（不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订）、3.粘接法（浆糊装订）、4.封套法（封套装订），4个类型7种方式。

我们具体来说一下这7种方式：第（1）“三孔一线”装订从档案保护的角度看，线装是最好的装订方式。“三孔一线”装订是从传统立卷方法沿用下来的装订方式，操作比较复杂，适用于较厚的文件装订。第（2）直角装订同样属于线装法，适用于页数不多的文件的装订。此种方法相对“三孔一线”装订法简单、但仍然比较繁琐。第（3）缝纫机轧边装订，即使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边装订的方式，适用于装订页数不多的文件这种方式操作相对简单，但装订后容易造成纸张从装订处折断，同时存在相对较高的设备成本。第（4）使用不锈钢订书钉装订方法简单，设备成本较低，可以根据归档文件页数多少选择不同规格的订书钉，不过，不锈钢订书钉对材质要求较高，必须采用质地优良的不锈钢制品。采取定期抽检、定点采购的方法，保证不锈钢订书钉材质，以确保装订效果。第（5）不锈钢夹装订，不锈钢夹的材质与不锈钢订书钉相同。不锈钢夹与不锈钢订书钉相比，存在成本较高，装订效果不好等问题，容易出现一盒档案半盒夹子的情况，浪费档案存储空间。第（6）浆糊装订是传统的装订方式、可逆性好、对纸张影响小，是经过时间验证最为可靠的装订方式之一。不过浆糊装订的缺点也非常明显，比如存在对浆糊材质要求较高、操作方法不易统一等问题。第（7）封套装订是使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中。这种方式既方便整理工作又能起到保护档案的作用，但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存储空间。而且使用无酸纸封套还存在一个问题，就是这种方法并没有真正实现归档文件的装订，更谈不上固定文件的页次，防止文件张页丢失的功能了。

通过以上比较呢，我们可以发现采取最好的装订方式是：“不锈钢订书订”左上侧对齐装订法，但是对于纸张较厚的归档文件还是要保持“三孔一线”左下侧对齐装订法。

第三节、编 页

编页是指按照件内文件排序依次给每页文件编上序号。编页是纸质归档文件整理的重要步骤，归档文件编页，可以固定件内文件排序；页码与页数相配合，能够对归档文件起到统计监督作用，保证归档文件的完整和安全，方便后期档案管理。

一、编页要求：

1、归档文件应以件为单位编制页码。页码应连续编制，不能出现漏号、重号。

2、归档文件有图文的页面均应编制页码，正反面都有图文的，应一页编一个页码。没有内容的空白页面不编页码。

3、文件材料已印制成册并编有页码的，或者拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

二、编页方法：

1、《规则》中规定页码宜编制在文件正面右上角，背面左上角的空白位置。但是在我们实际工作中，比如文件、报表、光荣册等原有的页码都编制在正面右下角，背面左下角的位置，所以为了统一，我们在实际工作中继续延用把页码编制在正面右下角，背面左下角位置的方法。

2、页码采用阿拉伯数字，从“1”开始编制。

3、页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰。

第四节、装 盒

装盒包括将归档文件按顺序装入档案盒并填写备考表编制档案盒盒脊项目等工作内容。

一、按顺序装入档案盒要求归档文件应严格按档号顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应的找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为死档。

装盒时应注意以下几个问题：

1、应看文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲变形受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒，可选用厚度较薄的档案盒。2、按机构分类的归档文件，不能将不同机构的归档文件装入同一盒。3、档案盒即是归档文件的装具，也是档案盒内归档文件存放的载体，制作良好封面和盒脊项目，编制规范的档案盒脊，不但能很好的起到保护盒内文件的作用，也为检索利用的顺利进行提供了保证。

二、档案盒：

1）档案盒封面：档案盒的封面应使用全称或规范化简称。

如图：

2）档案盒盒脊的项目：包括全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号和盒号等，这些项目填写时，按照档号的内容填写，要保证盒内文件档号和盒脊项目一致。

在这里我们要重点说一下“盒号”。

1.《规则》中的档案盒作为档案装具，编制盒号是为了排架需要和管理规范，与盒内归档文件没有逻辑关系。

2.归档文件的件号已经与盒脊起止件号建立关联关系的情况下，没有必要通过盒号，在归档文件与档案盒之间再建立第二套关联关系，如果编制盒号，即成倍增加了工作量，又很可能出现两套关联关系指向不一的情况，增加管理的复杂性。所以关于盒脊是否填写盒号，可根据各单位的实际情况来定，不是必须填写的。

3）档案盒的制成材料：从档案保护的目的出发，档案盒应采用无酸纸制作，以避免长期保存时，档案盒纸板的酸性物质，影响盒内文件寿命。

4）备考表：置于盒内所有归档文件之后，用以记录整理、检查情况，并对盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。备考表是档案部门，对归档文件进行动态管理的有效措施。

5）备考表上设置的项目包括：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。各项目的填写要求：1、盒内文件情况说明：填写盒内的归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况等。整理工作完毕后归档文件如有缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。2、整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。此项一般由该部门负责整理归档工作的人员填写。3、整理日期：填写归档文件整理完毕的日期。4、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。5、检查日期：填写归档文件检查完毕的日期。

备考表的外形尺寸、页边和文字区尺寸以及表中各项目的具体尺寸，规则中都附有图例，大家按照图示尺寸做就可以了。

注：归档文件在档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以便后续管理以及档案移交进馆等工作的顺利进行。

第五节、排 架

排架是纸质归档文件整理的最后一个环节，也是整个归档文件整理过程中很重要的一个环节，直接影响到档案实体管理和提供利用的效果。因此，归档文件在科学分类整理基础上，还要做到科学分类排架。排架的方法既要反映出本单位设置的几个基本大类，又要做到科学合理经济实用；既要从实际出发，又要保证档案管理、利用的系统性、有效性需求。

排架原则：从实践来看，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。在具体操作上，排架按照“从上到下，从左到右”的原则。先从左边一列开始，从上到下的进行排架，摆满后再按照从上到下连续排架。

第四部分 归档电子文件整理要求

规则的最后，提了一下归档电子文件整理要求，除了和纸质归档文件整理的通用流程：组件、分类、排列、编号、编目外，归档电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，这些要求，参照《数字档案室建设指南》（2014）、《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016、《基于XML的电子文件封装规范》DA/T 48-2009、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008等标准执行。这里不做详细解说。

大家可以看PPT内容，做一个简单的了解。

总之，归档文件整理的各个环节是环环相扣，互相照应的。立档单位在进行归档文件整理时，不仅要考虑单位机构情况、归档文件形成规模，还要根据库房情况、档案是否移交进馆等情况确定分类方案、整理方法和排架要求，同时要积极与上级档案行政管理部门联系，在档案行政管理部门指导下形成最适合本单位的归档文件整理总体方案。

我们的课程呢马上要结束了，但是我们的档案整理工作还在继续，接下来，我们要把今天所学的《归档文件整理规则》的内容，应用到文书档案整理的实际工作中，在实际操作中，可能还会遇到一些我们今天所学内容，没有涉及到的情况和问题，到时候大家如果有拿捏不准的，或存在疑惑的可以联系我，我们共同讨论来解决，尽量让我们潞安化工集团公司的文书档案整理工作保持统一规范。

最后呢，祝大家学习快乐，工作顺利！